Máy POS và hệ thống POS ra đời đã mang tới một hình thức thanh toán mới - thanh toán không dùng tiền mặt. Vậy, khái niệm POS là gì và mang đến lợi ích như thế nào cho người làm kinh doanh (merchant)? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, lợi ích và vai trò của POS với doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số hiện nay.
1. POS là gì? Hiểu đúng về POS
Khái niệm POS ra đời từ những năm 1870 để chỉ các điểm bán hàng. Vào năm 1879, James Ritty đã phát minh thiết bị có khả năng ghi lại tất cả số lần bán hàng và đặt tên là máy POS. Dần dần máy POS được phát triển trở thành các thiết bị hỗ trợ hình thức thanh toán bằng thẻ và quét mã QR như chúng ta thấy ngày nay. Khi tìm hiểu về POS, bạn nên phân biệt rõ 3 khái niệm sau: hệ thống POS, máy POS và máy tính tiền.
1.1. Hệ thống POS là gì? Cách vận hành của hệ thống POS
Hệ thống POS gồm có phần cứng (các thiết bị vật lý) và phần mềm (các ứng dụng tính toán, thống kê). Vai trò của hệ thống POS giúp merchant thực hiện các giao dịch thanh toán và hỗ trợ quản lý cửa hàng nhờ đồng bộ tất cả thông tin tại một nơi như số lượng giao dịch bằng tiền mặt và chuyển khoản, chương trình ưu đãi, hàng tồn kho,... Dưới đây là tổng hợp về các phần cứng thường thấy trong một hệ thống POS:
| Tên phần cứng | Hình ảnh | Chức năng |
| Máy POS | Hỗ trợ thanh toán không không tiền mặt bằng thẻ ATM và mã QR. | |
| Máy quét mã vạch | Quét mã vạch và đọc dữ liệu từ mã vạch đó, bao gồm: Tên sản phẩm, giá cả,... | |
| Máy tính tiền | Hiển thị thông tin giao dịch đang thực hiện. Cho phép nhân viên nhập thêm thông tin về giao dịch (chọn chỗ ngồi, sửa chữa, nhập số tiền nhận từ khách hàng,...) | |
| Ngăn kéo tiền mặt | Khu vực để tiền mặt của cửa hàng. | |
| Máy in biên lai | In hóa đơn giấy cho khách hàng. |
Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, merchant có thể linh hoạt chọn đầu tư thêm hoặc đầu tư ít hơn các thiết bị trong bảng trên.
Ví dụ: Với cửa hàng bán đồ uống lưu động, có thể sử dụng máy POS cầm tay mà không cần đầu tư thêm máy tính tiền và máy quét mã vạch. Quy trình vận hành của một hệ thống POS sẽ trải qua 4 bước như sau:
- Bước 1: Nhân viên sử dụng máy quét mã vạch hoặc nhập barcode của sản phẩm vào máy tính tiền, mục đích để định danh và tra cứu giá sản phẩm khách hàng khi quyết định mua.
- Bước 2: Phần mềm của máy tính tiền sẽ tính toán tổng giá trị của các mặt hàng và thêm thuế VAT. Sau đó, hệ thống sẽ cập nhập lại số mặt hàng tồn kho, hỗ trợ quản lý cửa hàng.
- Bước 3: Nếu khách hàng chọn thanh toán không sử dụng tiền mặt, nhân viên nhập tổng số tiền vào máy POS, để khách hàng quẹt thẻ/mã QR và tiến hành thanh toán.
- Bước 4: Sau khi thanh toán, giao dịch đã được hoàn tất, nhân viên sẽ in biên lai giấy/biên lai kỹ thuật số để gửi đến khách hàng hoặc đơn vị vận chuyển.
1.2. Máy POS là gì?
Tại Việt Nam hiện nay, khái niệm “máy POS” thường bị hiểu lầm thành cả hệ thống POS. Tuy nhiên, trên thực tế, máy POS/SmartPOS là một thiết bị thuộc hệ thống POS. Bên cạnh đó, nhiều người còn nhầm lẫn giữa máy POS và máy tính tiền. Bảng phân biệt dưới đây sẽ giúp merchant dễ dàng phân biệt được 2 thiết bị này trong hệ thống POS.
| Tiêu chí | Máy POS | Máy tính tiền |
| Hình ảnh | ||
| Chức năng | Thực hiện thanh toán bằng thẻ/mã QR. | Nhập thông tin đơn hàng, tính tổng đơn hàng, tích hợp các ưu đãi cho khách hàng thân thiết,... |
| Đặc điểm nhận diện |
|
|
2. Có nên sử dụng máy POS và hệ thống POS?
Việc lựa chọn sử dụng máy POS hoặc lắp đặt cả hệ thống POS sẽ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh của cửa hàng, doanh nghiệp. Dưới đây là một số thông tin các merchant nên biết trước khi quyết định sử dụng máy POS hoặc lắp đặt hệ thống POS.
2.1. Lợi ích máy POS và hệ thống POS mang lại
Máy POS và hệ thống POS đang được xem là một phần không thể thiếu trong nhiều cửa hàng vì mang tới đến nhiều lợi ích cho merchant. Dưới đây là 4 lợi ích tiêu biểu:
2.1.1. Tối ưu hóa quy trình thanh toán
Việc “số hóa” thanh toán qua máy POS và hệ thống POS giúp nhân viên thu ngân và khách hàng tiết kiệm thời gian. Nếu trước đây cả 2 bên đều mất thời gian tính số tiền và đếm tiền thì giờ đây họ không cần các thao tác đó nữa.
Nhân viên thu ngân chỉ cần nhập đơn hàng lên hệ thống sẽ nhận được con số tổng để thông báo cho khách. Về phía khách hàng, họ chỉ cần quẹt thẻ hoặc quét mã QR, tiền thanh toán sẽ tự động chuyển tới cho cửa hàng. Quy trình giao dịch diễn ra nhanh chóng và giảm thiểu được rủi ro sai sót do tính toán hoặc đưa nhầm tiền.
2.1.2. Hỗ trợ merchant quản lý cửa hàng
Khi sử dụng hệ thống POS, mọi giao dịch đều được ghi lại và thống kê bằng phần mềm chuyên dụng. Nhờ đó, doanh nghiệp tính toán chính xác hơn các khoản doanh thu và có thể điều chỉnh quyết định kinh doanh hiệu quả.
Thêm nữa, máy POS hiện đại thường tích hợp phần mềm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, giúp merchant theo dõi sát sao việc nhập/xuất hàng hóa. Qua đó, có thể dự đoán nhu cầu của khách hàng, nhận diện và loại bỏ các mặt hàng bán chậm, tránh tình trạng hàng tồn kho gây ảnh hưởng tới dòng tiền và vốn của merchant.
2.1.3. Tăng khả năng chốt sale và doanh thu cho merchant
Merchant có thể kích cầu thông qua các chương trình hỗ trợ cho thanh toán bằng thẻ/mã QR được tích hợp trên máy POS, ví dụ: thanh toán trả góp, tặng voucher, sử dụng điểm tích lũy,... Những chương trình này có hiệu quả tạo hứng thú mua hàng, tăng khả năng chốt sale và tạo doanh thu cho doanh nghiệp.
Ví dụ: Máy SmartPOS được cung cấp bởi giải pháp VNPAY-POS có chính sách hỗ trợ thanh toán trả góp lãi suất 0% đối với khách hàng sử dụng thẻ tín dụng. Điều kiện là thẻ thuộc các ngân hàng liên kết với giải pháp thanh toán VNPAY-POS. Chính sách cho phép khách hàng trả dần khoản vay theo thời gian, tạo điều kiện để khách hàng mua những vật phẩm, dịch vụ có giá trị lớn nhưng chưa đủ khả năng chi trả trong một lần.
|
Để sử dụng chính sách trả góp 0% lãi suất, giải pháp VNPAY-POS yêu cầu chủ thẻ thỏa mãn các điều kiện sau:
|
Chính sách này hướng đến 15 triệu chủ thẻ tín dụng của hơn 27 ngân hàng liên kết trên toàn quốc, giúp merchant tiếp cận tới tệp khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, chính sách hỗ trợ trả góp 0% lãi suất giúp khách hàng giảm bớt gánh nặng tiền lãi, tăng cơ hội chốt sale các mặt hàng giá trị lớn và tăng doanh thu cho merchant.
2.1.4. Mang lại trải nghiệm mua sắm liền mạch cho khách hàng
Máy POS cung cấp đa dạng phương thức thanh toán, đáp ứng nhiều loại thẻ như: thẻ tín dụng, thẻ ATM, thẻ chip, thẻ Contactless, mã QR,... Điều này giúp khách hàng phương thức thanh toán khi không mang tiền mặt hay thẻ bị hỏng, tạo sự tiện lợi cho khách hàng.
Ngoài ra, một số máy SmartPOS hiện đại còn tích hợp các chương trình khách hàng thân thiết, sử dụng điểm thưởng,... giúp trừ tiền trên tổng hóa đơn, giảm thiểu sai sót so với khi giao/nhận tiền mặt.
Qua đó giúp khách hàng hài lòng hơn khi nhận được ưu đãi ngay trong giao dịch thanh toán, không cần đổi voucher giấy như trước đây.
2.2. 2 điều cần cân nhắc trước khi sử dụng máy POS và hệ thống POS
Trước khi đưa ra quyết định đầu tư vào máy POS hay hệ thống POS, merchant cần cân nhắc 2 yếu tố dưới đây:
2.2.1. Chi phí đầu tư
Máy POS thường có giá từ 3.000.000 - 8.000.000 đồng và cả hệ thống POS sẽ tiêu tốn khoảng 14.000.000 - 20.000.000 đồng. Thêm nữa, trong quá trình sử dụng sẽ phát sinh một số phí như: phí thường niên để duy trì phần mềm, phí giao dịch, phí bảo trì thiết bị, chi phí để hướng dẫn nhân viên sử dụng hệ thống,...
Bạn có thể tham khảo ví dụ dưới đây để hiểu rõ các khoản phí khi đầu tư phần cứng của hệ thống POS:
Ví dụ: Để trang bị một hệ thống POS đầy đủ cho siêu thị, cửa hàng bán lẻ, merchant sẽ cần đầu tư khoảng 18.000.000 đồng cho các thiết bị như sau:
| Tên phần cứng | Chi phí |
| Máy POS |
Sử dụng một trong ba loại máy dưới đây:
|
| Máy quét mã vạch | 900.000 - 5.000.000 đồng |
| Máy tính tiền | 3.000.000 - 8.000.000 đồng |
| Ngăn kéo tiền mặt | 600.000 - 1.000.000 đồng |
| Máy in biên lai | 300.000 - 1.500.000 đồng |
Thực tế, nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ không cần đầu tư toàn bộ hệ thống POS, vì vậy chi phí sẽ giảm xuống. Một số điểm bán nhỏ có thể chỉ cần sử dụng máy POS, chi phí đầu tư khi đó dao động khoảng 1.000.000 - 8.000.000 đồng.
2.2.2. Kiến thức về công nghệ
Việc sử dụng máy POS và hệ thống POS yêu cầu chủ cửa hàng và nhân sự liên quan có kiến thức cơ bản về thanh toán điện tử. Mục đích là để sử dụng các tính năng hiệu quả và bảo mật an ninh thông tin kinh doanh.
Thông thường, các nhà cung cấp dịch vụ sẽ hỗ trợ các khóa đào tạo hoặc hướng dẫn sử dụng cho khách hàng của mình, giúp merchant và nhân viên có đủ kiến thức cần thiết. Bên cạnh đó, merchant cũng có thể tìm hiểu và học hỏi thêm từ các nguồn tài liệu trực tuyến hoặc từ các chuyên gia trong ngành công nghiệp thanh toán điện tử.
Như vậy, merchant có thể căn cứ vào các yếu tố đã nêu, sau đó tính toán giữa lợi ích và những chi phí cần bỏ ra để đưa ra quyết định có nên sử dụng máy POS và hệ thống POS hay không.
3. Vai trò của máy POS và hệ thống POS trong hoạt động kinh doanh
Dưới đây là những vai trò chủ yếu của máy POS và hệ thống POS trong hoạt động kinh doanh:
- Hỗ trợ thanh toán giao dịch không dùng tiền mặt: Máy POS và hệ thống POS cho phép thanh toán không dùng tiền mặt, chính xác và nhanh chóng chỉ trong vài thao tác. Ví dụ: Máy SmartPOS được cung cấp bởi giải pháp VNPAY-POS chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng, thẻ ATM, thẻ Contactless, thẻ chip hay mã VNPAY-QR. Theo đó, khách hàng sẽ có đa dạng phương thức thanh toán, có thể tùy chọn sao cho tiện lợi, nhanh chóng nhất với khách hàng.
- Cập nhật thông tin real-time: Máy POS giúp merchant theo dõi và cập nhật thông tin giao dịch một cách tức thời về giao dịch mua bán, việc xuất, nhập kho,... Nhờ đó dễ dàng quản lý tài chính và kiểm soát rủi ro.
- Tự động kết toán: Thiết bị giúp các giao dịch được kết toán tự động, giảm thiểu các lỗi trong quá trình tính toán tiết kiệm thời gian kết toán.
- Cung cấp báo cáo: Máy POS và hệ thống POS cung cấp báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, số lượng sản phẩm bán ra và các thông tin khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. Điều này giúp merchant có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra các quyết định bán hàng hợp lý hơn.
- Quản lý hàng tồn kho: Hệ thống POS giúp theo dõi số lượng sản phẩm tồn kho, quản lý các đơn hàng một cách dễ dàng, chính xác. Qua đó giúp doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu khách hàng và điều chỉnh giá một cách hợp lý.
4. Nên lựa chọn sử dụng loại máy POS nào?
Hiện nay, máy POS gồm có 3 loại: máy POS truyền thống, máy POS di động (Mobile POS) và máy POS thông minh (SmartPOS). Bảng dưới đây sẽ giúp các chủ cửa hàng dễ dàng phân biệt 3 loại máy này:
| Tiêu chí so sánh | Máy POS truyền thống | Máy mobile POS | Máy SmartPOS |
| Hình ảnh | |||
| Khả năng thanh toán độc lập | Có | Không | Có |
| Chấp nhận thẻ nội địa, thẻ quốc tế | Có | Có | Có |
| Chấp nhận thẻ quẹt từ, thẻ chip, Contactless, Mã QR | Ít đa dạng | Ít đa dạng | Có |
| Tiêu chuẩn EMV | Không | Có | Có |
| Kết nối Bluetooth | Không | Có | Có |
| NFC, Wifi, GPS, Touch-screen | Có | Ít đa dạng | Có |
| Cài đặt ứng dụng quản lý bán hàng của nhà sản xuất | Không | Không | Có |
| In biên lai giấy | Có | Không | Có |
| Xuất biên lai điện tử | Không | Có | Có |
Theo bảng trên có thể thấy, máy SmartPOS hỗ trợ được nhiều phương thức thanh toán và đa năng nhất cho doanh nghiệp và khách hàng. Thiết bị này phù hợp với mọi nhu cầu hoạt động kinh doanh của merchant, tuy nhiên chi phí của SmartPOS sẽ cao hơn so với hai loại còn lại nên cần cân nhắc vấn đề tài chính.
Về Mobile POS, thiết bị chỉ sử dụng được khi được kết nối với điện thoại thông minh của khách hàng, không sử dụng được khi thanh toán bằng thẻ. Trong khi đó, máy POS truyền thống chỉ có khả năng thanh toán cho các thẻ ATM, thẻ ghi nợ mà không thể thanh toán bằng mã QR, Bluetooth.
Như vậy, merchant nên căn cứ vào thói quen sử dụng của tệp khách hàng chính và chi phí đầu tư để quyết định nên sử dụng loại máy nào trong ba thiết bị POS đã nêu.
5. Làm sao để đăng ký sử dụng máy POS?
Để đăng ký sử dụng máy POS, merchant thực hiện các bước cơ bản dưới đây:
Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp máy POS phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, cửa hàng.
Các đơn vị cung cấp máy POS hiện nay rất đa dạng, từ các ngân hàng, công ty cung cấp dịch vụ thanh toán, đến các nhà cung cấp dịch vụ POS trực tuyến.
Merchant nên chọn các nhà cung cấp có mức độ uy tín cao, liên kết với nhiều ngân hàng và có hỗ trợ các giải pháp thanh toán hiện đại như thẻ Contactless, mã QR để đáp ứng thói quen đa dạng của khách hàng.
Bước 2: Liên hệ với đơn vị cung cấp máy POS để tìm hiểu về các gói dịch vụ, chi phí, điều kiện sử dụng và các thủ tục đăng ký.
Merchant liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp để trao đổi rõ ràng về các điều khoản, điều kiện sử dụng của dịch vụ. Đặc biệt, merchant cần chú ý về chính sách bảo trì, chăm sóc khách hàng, khả năng bảo mật, chi phí thường niên,...
Thêm nữa, merchant cũng nên yêu cầu đối tác cung cấp các khóa đào tạo sử dụng máy POS ngắn hạn để hiểu rõ và sử dụng tốt thiết bị.
Bước 3: Hoàn tất các thủ tục đăng ký và ký hợp đồng sử dụng máy POS. Nếu thỏa mãn với các dịch vụ và giá cả mà đơn vị cung cấp máy POS đưa ra, merchant cần hoàn tất thủ tục đăng ký và ký vào hợp đồng, sau đó xác định thời gian để đào tạo sử dụng thiết bị.
Lưu ý: Trước khi quyết định đăng ký sử dụng máy POS, các doanh nghiệp, cửa hàng cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng phù hợp để đảm bảo máy POS hoạt động tốt, cụ thể gồm: Các yêu cầu về kết nối mạng, đầu tư những thiết bị khác trong hệ thống POS nếu cần,... nhờ đó giúp máy POS hoạt động tốt, tăng hiệu quả kinh doanh.
6. Giải đáp 6 câu hỏi thường gặp về POS
Khi bắt đầu tìm hiểu về máy POS, merchant thường có một số thắc mắc chung, dưới đây là câu trả lời cho 6 thắc mắc thường gặp nhất:
Câu 1: Phí thanh toán qua POS do người bán hay người mua chi trả?
Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, các giao dịch bằng máy POS không thu phí chủ thẻ, bên bán sẽ buộc phải trả phí cho ngân hàng cung ứng. Mức phí áp dụng là thẻ quốc tế là từ 2% đến 2.5%, thẻ nội địa là dưới 1% tính trên tổng doanh thu của giao dịch đã thực hiện tại máy POS.
Câu 2: Có bắt buộc phải trang bị đầy đủ các thiết bị của hệ thống POS không?
Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và thói quen sử dụng của khách hàng, merchant có thể không cần trang bị đầy đủ thiết bị trong hệ thống POS.
Ví dụ: Một số điểm bán nhỏ có thể chỉ cần một máy POS có khả năng kết nối với nhiều ngân hàng. Nếu merchant có nhu cầu thực hiện các thao tác như quét mã vạch, quét mã QR, in biên lai, xuất biên lai điện tử,... sẽ cần trang bị các phần cứng và phần mềm liên quan.
Câu 3: Quẹt máy POS xong bao lâu tiền sẽ được chuyển đến tài khoản?
Thông thường, thời gian tiền được chuyển đến tài khoản sau khi quẹt máy POS sẽ kéo dài tối đa 3 ngày làm việc. Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian giao dịch như: sự quá tải của hệ thống thanh toán, vấn đề kỹ thuật của bên cung cấp dịch vụ POS, ngân hàng bảo trì,...
Nếu người bán gặp sự cố hoặc chưa nhận được tiền trong thời gian quá 3 ngày, hãy liên hệ ngay với nhà cung cấp máy POS hoặc ngân hàng để được hỗ trợ và giải quyết vấn đề kịp thời.
Câu 4: Máy POS có dễ xảy ra sai sót khi thanh toán không?
Khi thanh toán, máy POS có thể gặp một số sai sót do các nguyên nhân như: kết nối mạng không ổn định, thẻ hoặc đầu đọc thẻ bị hỏng, nhân viên nhập sai tổng số tiền hay phần mềm thanh toán bị lỗi.
Do đó, nhân viên cần kiểm tra và xác nhận lại thông tin trước khi nhập tổng số tiền và sau khi giao dịch hoàn tất để hạn chế sai sót. Bên cạnh đó, merchant cũng cần tiến hành cập nhật, bảo trì phần mềm của máy POS định kỳ để tránh xảy ra sai sót trong hệ thống.
Trong trường hợp máy POS xảy ra lỗi trong quá trình thanh toán và nhân viên không khắc phục được, merchant nên liên hệ với đơn vị cung cấp máy POS hoặc ngân hàng để được hỗ trợ nhanh chóng.
Câu 5: Máy POS có dễ bị hỏng trong quá trình sử dụng không?
Máy POS được thiết kế có độ bền cao, tuy nhiên vẫn có thể bị hỏng trong quá trình sử dụng do một số nguyên nhân:
- Bạn thao tác sai khiến giao dịch không thực hiện được, gây lỗi hệ thống.
- Máy POS bị va chạm mạnh hoặc bị rơi.
- Máy POS bị ướt nước, đóng bụi bẩn.
- Các linh kiện bên trong máy bị hư hỏng do tuổi thọ hoặc do sử dụng tần suất quá cao.
Để tránh máy POS bị hỏng, merchant và nhân viên cần sử dụng máy đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Bên cạnh đó cần tránh va chạm, bảo vệ máy khỏi nước, bụi bẩn, thường xuyên vệ sinh và đặt máy ở nơi khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp. Nếu máy bị hỏng, merchant liên hệ ngay với nhà sản xuất để được hỗ trợ sửa chữa và thay thế.
Câu 6: Thao tác thanh toán trên POS có phức tạp không?
Thao tác thanh toán trên máy POS thường đơn giản, bạn có thể thành thạo chỉ sau vài lần thực hiện, các thao tác cụ thể thường bao gồm:
- Bước 1: Bạn chờ khách hàng chọn sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn, sau đó kiểm tra giá của sản phẩm, dịch vụ.
- Bước 2: Bạn nhập tổng giá sản phẩm hoặc dịch vụ vào máy POS.
- Bước 3: Bạn hỏi khách hàng về hình thức thanh toán mong muốn (thẻ ATM, thẻ tín dụng, mã QR,...).
- Bước 4: Bạn quẹt thẻ hoặc mã QR của khách hàng tại đầu đọc của máy POS, sau đó để khách hàng nhập mã bảo mật.
- Bước 5: Máy POS sẽ xử lý thông tin thanh toán và hiển thị kết quả thanh toán. Sau đó, bạn thực hiện thao tác in biên lai giấy hoặc gửi biên lai điện tử cho khách hàng.
Tùy vào thiết kế của từng loại máy POS hay đơn vị cung cấp, quy trình thanh toán có thể khác nhau. Dù vậy, bạn có thể yên tâm hầu hết các máy POS đều được thiết kế đơn giản, tăng tính thuận tiện cho người bán và người mua.
Tổng kết
Bài viết đã giải đáp về khái niệm POS là gì và tầm quan trọng của máy POS, hệ thống POS trong hoạt động kinh doanh. Theo đó, thiết bị này không chỉ hỗ trợ thanh toán không tiền mặt, còn là yếu tố giúp merchant nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và tăng trải nghiệm cho khách hàng. Nếu chủ cửa hàng, doanh nghiệp đang có ý định đầu tư một cửa hàng kinh doanh bán lẻ chuyên nghiệp, hãy cân nhắc đến việc đầu tư vào máy POS và hệ thống POS để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh của mình.
|
Liên hệ tư vấn và đăng ký sử dụng giải pháp thanh toán VNPAY-POS:
|
