Hướng dẫn thủ tục và địa chỉ đăng ký máy POS tối ưu về chi phí, thời gian

Trang bị máy POS trong cửa hàng trở thành một nhu cầu cấp thiết để tăng cơ hội cạnh tranh cho các doanh nghiệp và người làm kinh doanh (gọi tắt là merchant). Bởi vì thanh toán không dùng tiền mặt đang trở thành thói quen tiêu dùng mới được yêu thích tại Việt Nam hiện nay.

Vậy, nên đăng ký máy POS ở đâu, quy trình như thế nào, chi phí bao nhiêu? Câu trả lời sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.

1. Nên đăng ký sử dụng máy POS ở đâu?

Merchant có thể đăng ký máy POS tại các ngân hàng hoặc các đơn vị cung cấp giải pháp thanh toán (ví dụ như VNPAY-POS). Mỗi đơn vị cung cấp máy POS sẽ có quy định về thủ tục, điều kiện, quy trình và chi phí không giống nhau. 

Lời khuyên: Merchant nên chọn nơi cung cấp máy POS có thủ tục đơn giản với những giấy tờ thực sự cần thiết, quy trình tinh gọn để tối ưu về thời gian và tài chính.

Máy POS là nhân viên “mẫn cán” được chiêu mộ bởi nhiều doanh nghiệp, cửa hàng trong nhiều ngành, ở mọi quy mô.

2. Quy trình và thủ tục đăng ký máy POS tại các ngân hàng

Dưới đây là thông tin chung về quy trình và thủ tục khi đăng ký máy POS tại ngân hàng để giúp merchant có cái nhìn tổng quát trước khi quyết định lựa chọn. Mỗi ngân hàng sẽ có những quy định và chính sách riêng. Vì vậy, merchant vui lòng liên hệ tới ngân hàng mà mình quan tâm để biết quy định chi tiết.

2.1. Điều kiện mở máy POS tại ngân hàng

Để đăng ký lắp đặt máy POS tại ngân hàng, merchant cần đáp ứng một số điều kiện như sau:

• Là doanh nghiệp Nhà nước, tư nhân, liên doanh hoặc nước ngoài có giấy phép kinh doanh hợp pháp do Chính phủ Việt Nam cấp.

• Cần có địa điểm kinh doanh hợp pháp và chính xác.

• Cần phải tuân thủ mọi quy định, luật lệ của tổ chức phát hành thẻ nội địa và quốc tế.

• Có tài khoản ngân hàng và không có tiền sử bị ngân hàng cho vào danh sách nợ xấu và tín dụng xấu.

2.2. Thủ tục đăng ký máy POS quẹt thẻ

Khi lựa chọn đăng ký máy POS ở ngân hàng, merchant cần chuẩn bị các loại giấy tờ như sau:

• Bản sao có công chứng giấy đăng ký kinh doanh

• Bản sao có công chứng CCCD của chủ kinh doanh

• Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty cổ phần

• Giấy Ủy quyền trong trường hợp người ký kết hợp đồng không phải là chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền quyết định. Họ sẽ ủy quyền cho một người đại diện để thực hiện ký kết hợp đồng máy POS và các loại giấy tờ khác.

• Trường hợp merchant mở tài khoản ở một ngân hàng khác với đơn vị cung cấp máy POS, merchant cung cấp bản sao giấy đăng ký mở tài khoản ở ngân hàng khác.

• Một số giấy tờ khác theo yêu cầu của từng ngân hàng.

2.3. Quy trình đăng ký máy POS quẹt thẻ 

Dưới đây là 5 bước hướng dẫn đăng ký máy POS tại ngân hàng đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng:

• Bước 1: Merchant tới ngân hàng hoặc liên hệ hotline 

• Bước 2: Nhân viên ngân hàng tư vấn dịch vụ và quy trình đăng ký máy POS 

Trường hợp khách hàng liên hệ qua hotline, nhân viên ngân hàng sẽ liên hệ lại và tới tận nơi để tư vấn.

• Bước 3: Nhân viên ngân hàng hỗ trợ merchant hoàn tất các bước chuẩn bị giấy tờ để đăng ký.

• Bước 4: Hai bên thống nhất và đồng ý các điều khoản, ký hợp đồng. 

• Bước 5: Nhân viên ngân hàng tới cửa hàng để lắp đặt máy POS và hướng dẫn sử dụng máy.

2.4. Ưu điểm và hạn chế khi đăng ký máy POS tại ngân hàng

Khi đăng ký máy POS tại ngân hàng sẽ có những ưu điểm và nhược điểm như sau:

• Ưu điểm: 

  • Miễn phí đăng ký và lắp đặt máy POS

  • Hỗ trợ tư vấn tận nơi

• Nhược điểm: 

  • Yêu cầu nhiều giấy tờ, quy trình triển khai khắt khe

  • Một số ngân hàng sẽ yêu cầu mở tài khoản CTY/HKD tại Bank và tiền phải về đúng tài khoản đó hoặc cần chứng từ thuế,...

Trang bị máy POS quẹt thẻ cho các điểm bán hàng khoản đầu tư mang lại lợi ích cho merchant trong thời đại số. Nguồn ảnh: Internet

3. Cách đăng ký mở máy POS ở các đơn vị cung cấp giải pháp thanh toán

Bên cạnh các ngân hàng, merchant có thể đăng ký lắp máy POS tại các đơn vị cung cấp giải pháp thanh toán, ví dụ như VNPAY-POS. 

Trong phần này, chúng tôi sẽ lấy quy trình và thủ tục đăng ký tại VNPAY-POS để làm ví dụ. Chúng tôi hy vọng merchant sẽ có cái nhìn tổng quan về quy trình, thủ tục đăng ký ở các đơn vị cung cấp máy POS khác.

3.1. Điều kiện mở máy POS

VNPAY-POS không giới hạn về đơn vị kinh doanh. Nghĩa là, tất cả các doanh nghiệp nhà nước, liên doanh hay tư nhân đều có thể đăng ký sử dụng máy POS khi được cấp giấy phép đăng ký hợp pháp và có địa điểm kinh doanh rõ ràng.

Điều này giải thích tại sao máy POS xuất hiện trong rất nhiều lĩnh vực kinh doanh hiện nay như: các cửa hàng bán lẻ, địa điểm bán vé tàu xe, siêu thị, dịch vụ ăn uống, dịch vụ taxi,...

3.2. Thủ tục đăng ký máy POS quẹt thẻ

Mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ POS sẽ có yêu cầu về thủ tục đăng ký không giống nhau. Merchant có thể tham khảo yêu cầu về thủ tục của giải pháp thanh toán VNPAY-POS dưới đây:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh

• Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đại diện đơn vị 

Lưu ý: 

• Số giấy tờ tùy thân phải trùng khớp số được đăng ký tại Giấy đăng ký kinh doanh)

• 04 hình ảnh chụp thể hiện rõ địa chỉ kinh doanh của đơn vị (bao gồm: mặt tiền, sản phẩm kinh doanh, quầy thu ngân)

• Hợp đồng đầy đủ thông tin đã ký kết với VNPAY

Biểu mẫu 01 điền đầy đủ thông tin của đơn vị kinh doanh.

• Giấy ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền cho tài khoản ngân hàng của 01 người khác nhận khoản thanh toán hàng ngày) (tải mẫu GUQ tại đây).

• Giấy đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh (trong trường hợp đơn vị có nhiều hơn 01 địa điểm kinh doanh).

3.3. Quy trình đăng ký mở máy POS

Hiện nay, các đơn vị cung cấp giải pháp thanh toán máy POS đều hỗ trợ merchant tận nơi. Về cơ bản, quy trình đăng ký sử dụng máy POS sẽ gồm 4 bước như sau:

• Bước 1: Merchant liên hệ và để lại thông tin tư vấn cho tổng đài.

• Bước 2: Nhân viên kinh doanh liên hệ với merchant để tư vấn về thiết bị và thủ tục đăng ký.

• Bước 3: Merchant hoàn thiện hồ sơ và tiến hành ký hợp đồng lắp đặt cùng một số giấy tờ khác.

• Bước 4: Nhân viên kỹ thuật tới cửa hàng để lắp đặt và hướng dẫn cách sử dụng cho nhân sự của merchant.

3.4. Ưu điểm khi đăng ký máy POS tại đơn vị cung cấp giải pháp thanh toán 

Ưu điểm

• Merchant được hỗ trợ tận nơi nên sẽ tiết kiệm thời gian và công sức

• Miễn phí tư vấn và lắp đặt.

• Thủ tục và quy trình đơn giản, tinh gọn nhưng vẫn đảm bảo an toàn giao dịch cho merchant.

• Thời gian triển khai dịch vụ của các đơn vị cung cấp giải pháp thanh toán sẽ nhanh hơn và không khắt khe như nhiều ngân hàng. 

Ví dụ: VNPAY cho phép merchant chủ động lựa chọn ngân hàng liên kết mong muốn và có thể chọn đổ tiền về tài khoản cá nhân, thay vì chỉ được chọn ngân hàng cung cấp máy POS.

Hạn chế: Hiện tại quy trình và thủ tục đăng ký máy POS chưa có các phản hồi về nhược điểm, hạn chế. Vì vậy, merchant có thể hoàn toàn yên tâm đăng ký dịch vụ máy POS tại các đơn vị cung cấp giải pháp thanh toán. 

Tổng kết

Lắp đặt máy POS quẹt thẻ là điều cần thiết đối với nhiều cửa hàng bán lẻ để đáp ứng xu thế thanh toán không dùng tiền mặt đang bùng nổ mạnh mẽ tại Việt Nam hiện nay. 

Máy POS quẹt thẻ ngày nay không chỉ có tính năng hỗ trợ merchant thực hiện thanh toán, mà còn giúp tăng cơ hội bán hàng, tiếp cận miễn phí với nhiều khách hàng,...

Đăng ký lắp đặt máy POS ngay hôm nay để gia tăng cơ hội bứt phá kinh doanh nhé!

Lựa chọn VNPAY-POS là cách merchant tăng trưởng khách hàng miễn phí và hiệu quả.

Để đăng ký sử dụng dịch vụ VNPAY-POS, merchant có thể liên hệ trực tiếp tới Bộ phận kinh doanh VNPAY-POS tại email: dvttt-ptkd@vnpay.vn hoặc hotline *3388 (miễn phí). Đội ngũ nhân viên VNPAY sẽ đến trực tiếp cửa hàng của merchant để tư vấn, ký kết hợp đồng và triển khai dịch vụ.

Merchant có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ của VNPAY-POS và liên hệ với chúng tôi qua các kênh dưới đây: